Die Rolle niederländischer Notare bei der Unternehmensgründung

Intercompany Solutions Wir unterstützen Unternehmer aus aller Welt bei der Gründung niederländischer Unternehmen. Da die niederländische BV mit Abstand die beliebteste Rechtsform ist, arbeiten wir zumeist mit Notaren zusammen. Ein Notar beurkundet Ihr Unternehmen, bevor es bei der niederländischen Handelskammer eingetragen werden kann. In diesem Artikel erklären wir Ihnen detailliert, warum Sie für die Gründung einer niederländischen BV einen Notar benötigen, welche Aufgaben ein Notar genau übernimmt und wie unsere Rolle im gesamten Gründungsprozess aussieht.

Da wir auch diverse Zusatzleistungen für ausländische Unternehmer mit einer niederländischen Niederlassung anbieten, verfügen wir über ein breites Netzwerk exzellenter Notare, von dem Sie profitieren können. Dank unserer Expertise ist Ihre niederländische Firma innerhalb weniger Werktage gegründet. So können Sie Ihre Geschäftstätigkeit nahezu umgehend aufnehmen. Möchten Sie mehr über unsere Leistungen erfahren? Oder wünschen Sie ein individuelles Angebot? Dann kontaktieren Sie uns einfach über den Button unten.

Zusammenfassung: Während viele Länder die rein digitale Unternehmensregistrierung zulassen, schreibt das niederländische Recht die Beteiligung eines Notars für alle BVs vor, um Betrug vorzubeugen und die Transparenz des Unternehmens zu gewährleisten. Der Notar ist für die Erstellung des Vertrags verantwortlich. Gründungsurkunde, Überprüfung der Identität aller Beteiligten und Sicherstellung der Sicherheit des Unternehmens Satzung Die Einhaltung des niederländischen Zivilrechts ist erforderlich. Dieser Prozess schafft einen „vertrauenswürdigen“ Status für Ihr Unternehmen, der für die Eröffnung von Bankkonten und die Bildung von Partnerschaften innerhalb der EU unerlässlich ist.

Notarische Verantwortung	Warum es für Sie wichtig ist
Identitäts Verifikation	Verhindert Identitätsdiebstahl und gewährleistet die Rechtsfähigkeit
Artikel entwerfen	Erstellt das "Regelwerk" für Abstimmungen, Aktien und Aufsichtsräte.
UBO-Registrierung	Einhaltung der EU-Geldwäschegesetze
KvK-Einreichung	Meldet das Unternehmen formell im Handelsregister an
Rechtliche Hinweise	Stellt sicher, dass Sie Ihre Pflichten und Haftungen als Geschäftsführer verstehen.

Wenn Sie aus dem Ausland kommen, um hier ein Unternehmen zu gründen, mag Ihnen die niederländische Vorliebe für Notare zunächst etwas ungewöhnlich vorkommen. In manchen Ländern ist die Unternehmensgründung hauptsächlich eine administrative Angelegenheit. Man füllt im Grunde ein Online-Formular aus, zahlt eine Gebühr und schon kann es losgehen. In den Niederlanden läuft es bei bestimmten Unternehmensformen etwas anders, beispielsweise bei der niederländischen BV (Besloten Vennootschap), dem Äquivalent einer privaten Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Eine BV ist eine offizielle Rechtsform, da sie Ihr Privatvermögen schützt, flexible Anteilsverhältnisse ermöglicht und Ihnen eine professionelle Präsenz auf dem EU-Markt verschafft. Daher schreibt das niederländische Recht die Beteiligung eines Notars an ihrer Gründung vor. Der Notar beglaubigt nicht nur Dokumente, sondern fungiert als rechtlicher Garant. Seine Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen korrekt gegründet wird, dass alle Beteiligten verstehen, was sie unterschreiben, und dass die nationalen Gesetze zu Eigentumsverhältnissen, Transparenz und Corporate Governance eingehalten werden.

Für ausländische Unternehmer ist diese Rolle anfangs oft verwirrend. Man fragt sich vielleicht: „Warum brauche ich einen Notar, nur um mein Unternehmen zu gründen?“ Doch nach Abschluss des Prozesses wissen die meisten Gründer die Vorteile zu schätzen. Sie erhalten von Anfang an ein rechtlich einwandfreies Unternehmen mit klaren Regelungen zu Themen wie Anteilen und Entscheidungsfindung. In diesem Artikel erklären wir Ihnen daher die Aufgaben niederländischer Notare für Ihre BV (British Venture Venture). Wir beantworten auch Fragen wie: Warum ist dies gesetzlich vorgeschrieben? Und wie die Zusammenarbeit mit einem Notar Ihre Unternehmensgründung reibungsloser, sicherer und vertrauenswürdiger bei Institutionen wie Behörden, Banken und Partnern macht? Wenn Sie mehr als nur eine Registrierung anstreben und ein Unternehmen mit solider Rechtsbasis aufbauen möchten, ist ein Notar Ihr kompetenter Ansprechpartner.

Was ein niederländischer Notar tatsächlich tut

Ein Notar hat also tatsächlich viele Aufgaben. Die meisten Menschen wenden sich an einen Notar, wenn sie eine Immobilie kaufen oder ein Testament erstellen möchten. Aber auch bestimmte Unternehmensformen benötigen einen Notar, da diese als eigenständige Rechtspersönlichkeiten gelten. Dies führt auch zur beschränkten persönlichen Haftung, die mit einer BV (Benannte Gesellschaft mit beschränkter Haftung) einhergeht. Kurz gesagt, die Hauptaufgabe eines Notars besteht darin, die notarielle Gründungsurkunde vorzubereiten und zu beurkunden, die quasi die rechtliche Geburtsurkunde Ihrer BV ist. Dieses Dokument umfasst zwei sehr wichtige Teile:

• Alle Details zu den Gründern und Geschäftsführern
• Die Satzung, die die Regeln für die Funktionsweise der BV festlegt

Der Notar prüft stets Ihre Identität und verifiziert, dass Sie berechtigt sind, im Namen der beteiligten ausländischen Unternehmen zu handeln. Er bestätigt außerdem, dass alle strukturellen Entscheidungen rechtlich zulässig sind. Anschließend reicht er die BV bei der Handelskammer (KvK) zur offiziellen Registrierung ein und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen eine KvK-Nummer und gegebenenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhält. Ein wesentlicher Teil der Arbeit eines Notars besteht in der Betrugsprävention. Niederländische Notare sind zudem verpflichtet, Sorgfaltsprüfungen durchzuführen. Dazu gehört die Beschaffung von Informationen, die zur Transparenz der Eigentumsverhältnisse im Rahmen der Überprüfung des wirtschaftlich Berechtigten beitragen, sowie die Prüfung auf Geldwäschebekämpfung und die Überprüfung der allgemeinen Rechtmäßigkeit Ihrer Geschäftstätigkeit. Dies schützt Sie und Ihre zukünftigen Kunden, da eine niederländische BV Vertrauen genießt, weil ein Notar sichergestellt hat, dass sie nicht aus fragwürdigen Gründen gegründet wurde. Eine weitere wichtige Aufgabe von Notaren ist die Übersetzung und Erläuterung. Sollten Sie Schwierigkeiten mit dem niederländischen Recht oder der Fachterminologie haben, kann Ihnen der Notar alles auf Englisch erklären. Er möchte sicherstellen, dass Sie das Unternehmen, das Sie erwerben möchten, vollständig verstehen. Diese Klarheit trägt dazu bei, künftige Missverständnisse zwischen Aktionären oder Vorstandsmitgliedern zu vermeiden.

Warum Sie einen Notar benötigen, um eine niederländische BV zu gründen

Die entscheidende Frage lautet also: Warum benötigt man überhaupt einen Notar für die Gründung einer BV? Kurz gesagt: Die niederländische Regierung legt Wert darauf, dass BVs ernst genommen werden. Eine niederländische BV kann Vermögenswerte besitzen, Verträge abschließen, Personal einstellen und sogar Investitionen einwerben. Und im Falle einer Insolvenz bleiben die Privatvermögen der Gesellschafter in der Regel geschützt. Das ist ein starkes Argument. Aus diesem Grund schreibt das Gesetz vor, dass eine BV notariell beurkundet werden muss – Abkürzungen gibt es nicht. Der Notar prüft, ob alle Beteiligten den Inhalt ihrer Unterschrift wirklich verstehen. Es geht dabei nicht nur um eine Unterschrift, sondern um eine Zustimmung. Er verifiziert, wem welche Anteile gehören, wer Entscheidungen treffen darf und wie Probleme später gelöst werden. Man kann sich den Notar wie einen Schiedsrichter vorstellen, der für einen fairen Start sorgt.

Es gibt einige Unternehmensformen, die man auch ohne Notar gründen kann. Zum Beispiel ein Einzelunternehmen oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (VOF). Diese sind einfacher, bieten aber nicht den Schutz der beschränkten Haftung. Die meisten international tätigen Unternehmer wollen dieses Risiko nicht eingehen. Wer also die Vorteile einer BV nutzen möchte, kommt um eine notarielle Beglaubigung nicht herum. Aber mal ehrlich: Es ist beruhigend, wenn ein Rechtsexperte alles noch einmal prüft, bevor das Unternehmen richtig loslegt.

Ein Notar regelt auch Dinge wie das Aktienkapital, die Aktionärsstruktur und die Satzung.

Wenn der Notar die Satzung erstellt, hilft er Ihnen im Grunde dabei, die Regeln Ihres Unternehmens zu verfassen. Es handelt sich nicht um ein verstaubtes, langweiliges Dokument, das für immer in einer Schublade verstaubt. Es prägt vielmehr die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer GmbH. Zum Beispiel:

• Wie werden neue Aktien ausgegeben?
• Wer kann Regisseur werden, und was kann er allein bewirken?
• Wie stimmen die Aktionäre ab, und bei welchen Fragen ist eine einstimmige Entscheidung erforderlich?
• Können die Aktien frei verkauft werden oder haben andere ein Vorkaufsrecht?

Diese Regeln sind später von großer Bedeutung. Stellen Sie sich vor, Sie starten mit einem vertrauenswürdigen Partner, doch einige Jahre später möchte jemand aussteigen und seine Anteile an einen Fremden verkaufen. Wenn die Satzung Sie nicht ausreichend schützt, könnte dieser Fremde plötzlich mit Ihnen am Tisch sitzen und Entscheidungen über Ihr Unternehmen treffen. Notare helfen Ihnen außerdem, Ihre Geschäftsvision in konkrete Maßnahmen umzusetzen: Wachstumspläne, Investorenoptionen und sogar Flexibilität für zukünftige Expansionen. Sie hören Ihnen zu und formulieren Ihre Wünsche in eine rechtsverbindliche Sprache, die auch tatsächlich funktioniert. Es ist vergleichbar damit, einem Schneider die Passform eines Anzugs zu beschreiben. Der Notar passt das Unternehmen Ihren beruflichen Zielen an.

Registrierung des wirtschaftlich Berechtigten (UBO)

Jede niederländische BV (Business Venture Company) muss ihre wirtschaftlich Berechtigten (oft abgekürzt als UBOs) registrieren lassen. Das klingt kompliziert, bedeutet aber einfach: Wer sind die Personen, die Ihr Unternehmen tatsächlich besitzen oder kontrollieren? Der Staat will anonyme Unternehmen verhindern, bei denen man nicht weiß, wer die Verantwortung trägt. So können Betrug und Geldwäsche weiterhin ungehindert geschehen. Daher überprüft und registriert der Notar im Gründungsprozess die wirtschaftlich Berechtigten. Besitzt ein Gesellschafter 25 % oder mehr der Anteile oder verfügt er über 25 % oder mehr der Stimmrechte, muss er als wirtschaftlich Berechtigter eingetragen werden. Trifft dies auf niemanden zu, prüft der Notar, wer den tatsächlichen Einfluss ausübt. Ausländische Unternehmer empfinden diesen Schritt manchmal als überraschend und kompliziert oder gar unnötig. Sie befürchten, dass ihre persönlichen Daten öffentlich zugänglich gemacht werden. Tatsächlich sind jedoch nur begrenzte Informationen auf der Website der Handelskammer einsehbar. Die wirklich sensiblen Daten bleiben in sicheren staatlichen Systemen verborgen. 

Banken, Finanzbehörden und bestimmte Compliance-Beauftragte können diese Systeme konsultieren, aber Laien haben keinen Zugriff auf Ihre Daten. Die Aufgabe des Notars besteht darin, die Konsistenz und Rechtssicherheit aller Angaben zu gewährleisten. Er prüft Pässe, Adressnachweise, gegebenenfalls Unternehmensdokumente (falls ein ausländisches Unternehmen beteiligt ist) und bestätigt die Eigentumsverhältnisse. Sollte jemand die Eigentumsverhältnisse verschleiern wollen, wird der Notar die Gründung stoppen, wie es seine gesetzliche Pflicht ist. Diese Transparenz schützt auch Sie. Wenn Sie in den Niederlanden Geschäfte tätigen, können Partner und Banken so erkennen, dass Ihre BV legitim und vertrauenswürdig ist. Es ist ein starkes Signal: „Hier läuft nichts Illegales, sondern echtes Unternehmertum.“ Ohne die Unterstützung eines Notars wäre die Registrierung des geschäftsführenden Gesellschafters (UBO) deutlich komplizierter. Mit seiner Hilfe ist es einfach ein weiterer Schritt auf dem Weg zu Ihrem Unternehmen.

Informationen, die insbesondere für ausländische Gründer relevant sind

Ein großer Vorteil für internationale Unternehmer: Sie müssen nicht in die Niederlande reisen, um eine BV zu gründen. Notare haben sich an die globale Geschäftswelt angepasst. Viele Gründungen erfolgen heute digital per Video-Identifizierung, mit Apostille versehenen Dokumenten oder einer Vollmacht. Wir arbeiten beispielsweise mit Vollmachten, sodass Sie nicht in die Niederlande reisen müssen, um Ihr Unternehmen zu gründen. Sie können also bequem von zu Hause aus Ihre BV in Europa gründen lassen. Wie funktioniert das genau? Zunächst überprüft der Notar Ihre Identität über eine sichere digitale Plattform oder anhand beglaubigter Kopien Ihres Reisepasses. Ist ein Unternehmen und nicht eine Privatperson Gesellschafter, benötigen Sie Unternehmensdokumente (wie die Satzung oder einen Handelsregisterauszug) mit Apostille. Der Notar prüft alles, erstellt die notarielle Urkunde und vereinbart entweder einen Termin für die Video-Unterzeichnung oder unterzeichnet in Ihrem Namen mit einer zuvor von Ihnen erteilten Vollmacht – ein äußerst effizientes Verfahren.

Diese Flexibilität ist besonders vorteilhaft, wenn mehrere Gründer in verschiedenen Ländern leben. Anstatt internationale Reisen und andere komplizierte Vorgänge koordinieren zu müssen, unterschreiben alle einfach digital. Zeitzonen stellen somit die einzige kleine Herausforderung dar. Sobald die BV bei der Handelskammer registriert ist, können Sie sofort ein Geschäftskonto und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen und Ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen, noch bevor Sie einen Fuß ins Land gesetzt haben. Der Notar fungiert quasi als Ihr Vertreter im Rechtssystem. Er sorgt dafür, dass die niederländischen Vorschriften eingehalten werden, während Sie sich überall wohlfühlen. Das ist einer der Gründe, warum die Niederlande als so attraktiver Standort für grenzüberschreitendes Unternehmertum gelten. Sie erhalten ein vollwertiges EU-Unternehmen ohne den Stress, Flüge buchen oder persönlich in lokalen Behörden erscheinen zu müssen.

Mögliche Veränderungen im Laufe der Unternehmensgeschichte und was Notare für Sie tun können

Viele ausländische Unternehmer glauben, die Arbeit des Notars sei mit der Registrierung der BV abgeschlossen. Die Urkunde ist unterzeichnet, die Handelskammer hat die Dokumente ausgestellt … erledigt, oder? Nicht ganz. Eine BV ist eine flexible Rechtsform. Sie wächst, wechselt die Eigentümer, neue Geschäftsführer werden berufen und die Satzung wird angepasst – und viele dieser Änderungen erfordern erneut die Unterstützung des Notars. Betrachten Sie den Notar als den offiziellen „Hüter“ der BV-Struktur. Immer wenn sich die Rechtsform ändert, sorgt er für die ordnungsgemäße Eintragung. Wenn Sie beispielsweise einen Investor aufnehmen möchten, geben Sie möglicherweise neue Anteile aus. Dafür ist eine notarielle Urkunde erforderlich. Oder wenn ein Gesellschafter ausscheiden möchte, überträgt der Notar seine Anteile auf den neuen Eigentümer und trägt dies korrekt ein. Vielleicht wächst Ihr Unternehmen rasant und die ursprüngliche Satzung ist mittlerweile zu restriktiv: Kein Problem, der Notar kann sie anpassen und Ihnen so mehr Flexibilität ermöglichen. 

Selbst so etwas Einfaches wie die Ernennung oder Abberufung eines Geschäftsführers muss sorgfältig dokumentiert werden. Das ist keine bloße Bürokratie, sondern dient dem Schutz der Stabilität und des guten Rufs Ihres Unternehmens. Banken, Lieferanten und Geschäftspartner erwarten, dass die offiziellen Unterlagen Ihrer BV der Realität entsprechen. Im Falle eines späteren Streits zwischen Gesellschaftern dokumentieren die notariellen Dokumente eindeutig, was wann geschehen ist. Kurz gesagt: Ihre BV wird sich weiterentwickeln, und der Notar stellt sicher, dass diese Änderungen stets rechtssicher und von allen, die Ihrem Unternehmen vertrauen müssen, anerkannt werden.

Kosten, Zeitpläne und praktische Erwartungen

Die Beauftragung eines Notars kostet natürlich Geld. Die gute Nachricht ist jedoch, dass die Gründung einer BV in den Niederlanden in den letzten zehn Jahren deutlich günstiger geworden ist. Das Mindeststammkapital lag früher bei 18,000 €. Heute können Sie, wenn Sie möchten, bereits mit 1 € starten. Die meisten Kosten entfallen mittlerweile auf den Zeitaufwand und die Expertise des Notars. Die Preise variieren je nach Komplexität. Für eine einfache BV mit einem Gesellschafter ist der Preis in der Regel niedriger. Sind mehrere ausländische Unternehmen beteiligt oder wünschen Sie eine maßgeschneiderte Struktur, müssen Sie mit etwas höheren Kosten rechnen. In jedem Fall ist es angesichts des gewonnenen Rechtsschutzes und Vertrauens ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Auch die Gründung selbst geht recht schnell. Sobald alle persönlichen und geschäftlichen Dokumente vorliegen, kann eine BV oft innerhalb weniger Werktage gegründet werden. 

Die Identifizierung per Fernzugriff kann zwar etwas Zeit in Anspruch nehmen, ist aber dennoch kein langwieriger Prozess. Die größten Verzögerungen entstehen, wenn Gründer zu lange mit der Einreichung von Unterlagen wie Passkopien oder apostillierten Dokumenten warten. Wenn alles im Voraus vorbereitet ist, beschleunigt das den gesamten Ablauf. Noch ein Hinweis: Notare arbeiten gründlich. Manchmal bitten sie Sie um Dokumente oder Erklärungen, die Ihnen vielleicht unnötig erscheinen. Bedenken Sie jedoch, dass Notare für die Betrugsprävention und die Einhaltung niederländischen und EU-Rechts verantwortlich sind. Wenn sie also Fragen stellen, dienen diese Ihrem Schutz und der Rechtmäßigkeit Ihrer neuen BV. Ein wenig Geduld bei den Formalitäten zahlt sich aus.

Wie Intercompany Solutions kann den gesamten notariellen Prozess reibungslos für Sie koordinieren.

Die Beantragung einer Registrierungsnummer ist nur ein Teil der Gründung einer niederländischen BV. Sie benötigen außerdem eine Unternehmensstruktur, die Sie schützt, Ihr Wachstum unterstützt und Ihnen die Teilnahme an Geschäften in einem seriösen Markt ermöglicht. Niederländische Notare spielen dabei eine entscheidende Rolle. Von Anfang an stellen sie sicher, dass alles korrekt ist: Ihre Eigentumsverhältnisse, Ihre Geschäftsstandards und Ihre rechtliche Grundlage. Sie helfen, Betrug zu verhindern, Entscheidungen nachvollziehbar zu gestalten, Transparenz zu gewährleisten und Ihre Ideen in eine Struktur umzusetzen, der Banken und andere vertrauen können. Ohne die Unterstützung des Notars wäre eine BV nicht so vertrauenswürdig und rechtlich abgesichert. In diesem Artikel haben Sie gesehen, wie der Notar den gesamten Gründungsprozess begleitet: von der Prüfung der Dokumente über die Erstellung der notariellen Urkunde und die Ausarbeitung der Satzung bis hin zur Einreichung der Registrierungen bei der KvK und der Sicherstellung der korrekten Erfassung der Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten. 

Und sie verschwinden nicht mit der Gründung; sie sind es, die Sie unterstützen, wenn sich später etwas in Ihrem Unternehmen ändert. Treten neue Investoren ein? Werden Anteile übertragen? Kommen oder gehen Geschäftsführer? Werden Gesetze geändert, um Wachstum zu ermöglichen? Der Notar stellt sicher, dass diese Anpassungen rechtmäßig und offiziell sind. Sie können sich auf Ihr Geschäft konzentrieren, während das Fundament stabil bleibt. Der Notar ist auch für internationale Gründer kein Problem; er ist Ihr lokaler Partner. Sie müssen nicht in die Niederlande reisen, Behördengänge erledigen oder sich selbst durch das System kämpfen. Sie können alles von überall auf der Welt aus einrichten – mit Fernverifizierung, Video-Unterschrift, beglaubigten Dokumenten und Vollmachten. Eine niederländische BV mag Tausende von Kilometern von Ihrem Zuhause entfernt sein, aber mit der richtigen Unterstützung werden Sie das nicht spüren.

Und genau da kommen wir ins Spiel. Wir haben bereits zahlreichen Unternehmern weltweit geholfen, ihre niederländische BV schnell und korrekt zu gründen. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt des Notarverfahrens – von der Beschaffung der notwendigen Unterlagen über die Terminvereinbarung für die Identifizierung, die Aufbereitung der Gesellschafterinformationen und die Koordination der Unterschriften bis hin zur Organisation von Übersetzungen (falls erforderlich) und der Einreichung aller Unterlagen bei der Handelskammer. Unser Team weiß genau, was Notare benötigen und wie der Prozess reibungslos abläuft, sodass Sie sich nicht mit Verzögerungen oder unnötigem Papierkram herumschlagen müssen. Auch nach der Gründung der BV unterstützen wir Sie weiterhin bei praktischen Angelegenheiten wie der Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Inanspruchnahme von Steuervergünstigungen und der Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen, damit Ihr Unternehmen gesund und anerkannt bleibt. Sie erhalten eine funktionierende niederländische Unternehmensstruktur – stressfrei und ohne rechtliche Unklarheiten. Wir begleiten Sie auf jedem Schritt Ihres Weges, wenn Sie bereit sind, Ihre Träume in den Niederlanden in ein erfolgreiches Unternehmen zu verwandeln. Der Notar kümmert sich um die rechtlichen Angelegenheiten, wir sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Sie haben die Idee, wir helfen Ihnen, daraus eine solide niederländische Basis zu schaffen.

Die vielen Dienstleistungen, die wir Ihnen anbieten können

Intercompany Solutions Wir haben bereits Hunderte ausländische Unternehmer aus über 50 verschiedenen Nationen unterstützt. Unsere Kunden reichen von kleinen Ein-Personen-Startups bis hin zu multinationalen Konzernen und allem dazwischen. Unsere Prozesse sind speziell auf ausländische Unternehmer zugeschnitten, und daher kennen wir die praktischsten Wege, Sie bei Ihrer Unternehmensregistrierung zu unterstützen. Wir bieten Ihnen das komplette Paket für die Unternehmensregistrierung in den Niederlanden an, entweder in Eigenregie oder über unsere vertrauenswürdigen und professionellen Partner.

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