Bedingungen und Konditionen

Allgemeine Geschäftsbedingungen ICS Formations BV

Artikel 1. Definitionen
In diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten die folgenden Definitionen:
1.1 Allgemeine Geschäftsbedingungen: die Gesamtheit der nachstehend aufgeführten Bestimmungen.

1.2 ICS Formations BV: die private Gesellschaft mit beschränkter Haftung ICS Formations BV, mit Sitz in der Stadionstraat 11c10, 4815NC Breda, eingetragen im Handelsregister der Industrie- und Handelskammer unter der Nummer 95852565, hiermit gesetzlich vertreten durch Ivo Van Dijke. ICS Formations BV umfasst alle Handelsnamen.

Sofern in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist, gelten die gesamten Geschäftsbedingungen auch für die Handelsnamen.

und ICS Advisory & Finance BV 37, 3011 AA Rotterdam, Niederlande, eingetragen im Handelsregister der Handelskammer unter der Nummer 71469710, hiermit gesetzlich vertreten durch Ivo Van Dijke.

Zusammen werden die beiden Unternehmen als „ICS“ bezeichnet, wobei der Kunde Folgendes versteht:
ICS Advisory & Finance BV kümmert sich um sämtliche buchhalterischen Leistungen für die Kunden der ICS.
ICS Formations BV bietet Firmengründungen, Mehrwertsteueranträge, Sekretariatsdienste, Übersetzungsdienste und allgemeine Unterstützung von ICS.

1.3 Kunden: die natürliche oder juristische Person, die eine Vereinbarung mit ICS geschlossen hat.

1.4 Parties: ICS und der Kunde zusammen.

1.5 Zustimmung: jeder Vertrag sowie (Rechts-)Handlungen zu seiner Vorbereitung und Umsetzung, mit dem Ziel, dass ICS Arbeiten im Auftrag des Kunden oder zu dessen Gunsten ausführt.

1.6 Arbeiten: Alle vom Kunden in Auftrag gegebenen oder von ICS in sonstiger Weise ausgeführten Arbeiten im weitesten Sinne des Wortes.

1.7 Dokumente: alle Gegenstände, die ICS vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden, wie (digitale) Dokumente oder Datenträger, und alle Gegenstände, die ICS im Rahmen des Vertrags herstellt, einschließlich (digitaler) Dokumente oder Datenträger.

1.8 Bücher: jegliche schriftliche Kommunikation, einschließlich Kommunikation per E-Mail und digitaler Nachrichtenübermittlung, sofern die Identität des Absenders und die Authentizität der Kommunikation ausreichend festgestellt wurden.

Artikel 2. Geltung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen
2.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Angebote, Offerten, Vertragsabschlüsse, Dienstleistungen und sonstigen Handlungen von ICS. Abweichungen von diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind nur gültig, wenn und soweit sie von den Parteien schriftlich vereinbart wurden.
2.2 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten auch für sämtliche Verträge mit ICS, bei denen Dritte eingeschaltet werden.
2.3 Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und in einem Vertrag getroffenen Vereinbarungen haben die Bestimmungen des Vertrags Vorrang.

2.4 Verwendet der Kunde Allgemeine (Einkaufs- oder Liefer-)Bedingungen und verweist er auf diese, so wird deren Geltung hiermit ausdrücklich ausgeschlossen. Etwaige mit diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Konflikt stehende Bedingungen erkennt ICS nicht an.

2.5 Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von ICS in der jeweils aktuellen Fassung. ICS ist berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen einseitig zu ändern und zu ergänzen. Änderungen gelten auch für bereits abgeschlossene Verträge mit einer Frist von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Änderungen. ICS wird dem Kunden die jeweils aktuelle Fassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Verfügung stellen oder auf ihrer Website veröffentlichen.

2.6 Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu irgendeinem Zeitpunkt ganz oder teilweise nichtig sein, für nichtig erklärt oder aufgehoben werden, bleiben die übrigen Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen davon unberührt und vollumfänglich gültig. Die Parteien werden sich absprechen, um eine neue Bestimmung zu vereinbaren, die die nichtige oder für nichtig erklärten Bestimmungen ersetzt. Zweck und Inhalt der ursprünglichen Regelung sollen dabei möglichst gewahrt bleiben.

2.7 Weicht ICS von sich aus zugunsten des Auftraggebers von diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen ab, so kann der Auftraggeber hieraus in keinem Fall Rechte ableiten.

Artikel 3. Angebote und Offerten
3.1 Ein Angebot von ICS ist freibleibend. ICS ist berechtigt, ein abgegebenes Angebot spätestens drei Tage nach Erhalt der Annahme zu widerrufen.

3.2 Angebote werden schriftlich und/oder digital abgegeben, sofern nicht dringende Umstände dies unmöglich machen.

3.3 Das Angebot von ICS beinhaltet keine Vergütung für die Zusammenarbeit. Das Angebot und/oder die Kostenvoranschläge können geschätzte Kostenpositionen und geschätzte Stunden enthalten. Die tatsächlich angefallenen Kosten und Stunden werden dann nachträglich in Rechnung gestellt.

3.4 Der Kunde ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm oder in seinem Namen an ICS übermittelten Informationen und Daten verantwortlich, auf denen das Angebot basiert. Wenn sich nach Abgabe des Angebots herausstellt, dass die übermittelten Daten von den tatsächlichen Umständen abweichen, hat ICS das Recht, die Preise und sonstigen Bedingungen anzupassen. ICS ist nicht verpflichtet, die Richtigkeit der vom Kunden oder Dritten übermittelten Informationen oder Daten zu überprüfen.

3.5 Ein zusammengesetztes Angebot verpflichtet ICS nicht dazu, einen Teil des Auftrags zu einem entsprechenden Teil des angebotenen Preises auszuführen.

3.6 ICS kann nicht an seine Angebote und/oder Kostenvoranschläge gebunden werden, wenn der Kunde erkennt oder vernünftigerweise erkennen kann, dass das Angebot und/oder der Kostenvoranschlag oder Teile davon einen offensichtlichen Irrtum, Schreib-, Druck-, Satz- oder Tippfehler enthalten.

3.7 Angebote und/oder Kostenvoranschläge gelten nicht automatisch für zukünftige Aufträge.

Artikel 4. Umsetzung der Vereinbarungen
4.1 Der Vertrag kommt durch Annahme des Angebots von ICS durch den Kunden zustande.

4.2 Weicht die Annahme des Kunden – auch in unwesentlichen Punkten – vom Angebot von ICS ab, kommt der Vertrag/die Vereinbarung erst dann zustande, wenn ICS dieser/n Abweichung(en) (schriftlich) zugestimmt hat.

4.3 Erteilt der Auftraggeber ICS einen Auftrag ohne vorheriges Angebot, ist ICS an diesen Auftrag erst gebunden, wenn sie diesen gegenüber dem Auftraggeber (schriftlich) bestätigt hat.

4.4 Verträge werden für ICS erst durch die schriftliche Bestätigung von ICS verbindlich oder sobald ICS – ohne Widerspruch des Auftraggebers – mit der Ausführung des Auftrages begonnen hat.

4.5 Änderungen der Verträge sind nur gültig, wenn und soweit sie zwischen den Parteien (schriftlich) vereinbart wurden. ICS wird gewünschte Änderungen durchführen, sofern dies zumutbar ist. Änderungen können zur Folge haben, dass eine vereinbarte Vertragsfrist von ICS überschritten wird, was als höhere Gewalt gilt.

4.6 Stellt sich während der Vertragsabwicklung heraus, dass für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung eine Änderung oder Ergänzung des Vertrags erforderlich ist, wird ICS den Kunden hierüber so schnell wie möglich informieren. Die Parteien werden die Vertragsänderung zeitnah und in gegenseitiger Absprache vornehmen.
Artikel 5. Dauer der Vereinbarungen

5.1 Ein Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern sich aus Inhalt, Art oder Umfang des Vertrags nichts anderes ergibt oder die Parteien ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbaren.

5.2 Wenn für die Ausführung bestimmter Aufgaben eine Frist vereinbart wurde, ist dies niemals als Frist anzusehen. Die Nichteinhaltung einer solchen Frist stellt daher weder ein zurechenbares Versäumnis von ICS dar, noch ist sie ein Grund zur Kündigung des Vertrags.

Artikel 6. Pflichten des Kunden

6.1 Der Kunde muss mindestens 18 Jahre alt sein. ICS schließt keine Verträge mit Minderjährigen ab.

6.2 Der Auftraggeber ist für die rechtzeitige und vollständige Bereitstellung sämtlicher Informationen, Daten und Unterlagen verantwortlich, die für die Ausführung des Vertrags erforderlich sind oder von denen der Auftraggeber vernünftigerweise annehmen musste, dass sie für die Ausführung des Vertrags erforderlich sind.

6.3 Werden ICS die für die Durchführung des Vertrages notwendigen Informationen und Unterlagen nicht rechtzeitig und vollständig zur Verfügung gestellt, ist ICS berechtigt, die Durchführung des Vertrages auszusetzen und dem Auftraggeber die durch die Verzögerung entstehenden Mehrkosten nach den dann üblichen Sätzen in Rechnung zu stellen.

6.4 Sofern der Auftraggeber Informationen, Daten und/oder Unterlagen zur Verfügung zu stellen hat, die für die ordnungsgemäße und vollständige Ausführung des Vertrages erforderlich sind, beginnt die Ausführungsfrist nach Zurverfügungstellung dieser Daten und/oder Unterlagen durch den Auftraggeber an ICS.

6.5 Der Kunde garantiert die Richtigkeit, Vollständigkeit und Zuverlässigkeit der an ICS übermittelten Daten und Dokumente, auch wenn diese von Dritten stammen. Der Kunde bleibt für die möglichen Folgen der Übermittlung falscher, unvollständiger und unzuverlässiger Informationen, Daten und Dokumente verantwortlich und haftbar.

6.6 Auf Verlangen des Auftraggebers werden ihm die überlassenen Unterlagen zurückgegeben.

6.7 Der Auftraggeber ist verpflichtet, ICS alle Informationen und Daten mitzuteilen, die für die (weitere) Ausführung des Vertrages notwendig oder nützlich sind.

6.8 Der Kunde ist selbst für die sichere und korrekte Speicherung und/oder Aufbewahrung digitaler Dateien verantwortlich. ICS ist nicht für verlorene (digitale) Dateien oder deren Hackerangriffe verantwortlich.

6.9 Dem Kunden wird empfohlen, vor der Unterzeichnung eines Vertrags seinen Rechts-/Steuerberater und/oder Buchhalter zu konsultieren.

Artikel 7. Informationspflichten & Sorgfaltspflichten
7.1 Der Kunde informiert ICS unverzüglich:

• wenn der Kunde für insolvent erklärt wird oder einen Insolvenzantrag stellt;
• wenn der Kunde eine (vorübergehende) Zahlungseinstellung beantragt;
• wenn gegen den Kunden ein Pfändungsbeschluss ergangen ist;
• wenn der Klient unter Vormundschaft oder Pflegschaft gestellt wird;
• wenn sich die Strukturen des Kundenunternehmens ändern;
• wenn sich die Eigentümerschaft des Unternehmens des Kunden ändert;
• wenn der Kunde auf andere Weise die Verfügungsmacht oder Rechtsfähigkeit hinsichtlich seines gesamten oder eines Teils seines Vermögens verliert.

7.2 Der Kunde ist verpflichtet, ICS auf Anfrage ein Führungszeugnis zu übersenden.

7.3 ICS kann vom Kunden aus den folgenden Gründen zusätzliche Sorgfaltspflichten verlangen:

- Ablauf alter Dokumente;

- rechtliche Gründe, um zusätzliche Details anzufordern;

– Durchführung einer Routineprüfung gemäß den nationalen und internationalen Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche, beispielsweise (jedoch nicht beschränkt auf):
https://www.dnb.nl/en/sector-information/open-book-supervision/laws-and-eu-regulations/anti-money-laundering-and-anti-terrorist-financing-act/

https://www.afm.nl/en/sector
https://www.imf.org/
https://finance.ec.europa.eu/

https://www.finra.org/
https://www.fatf-gafi.org/;

– Erhalt neuer Informationen oder einer Due-Diligence-Aufforderung von einer Behörde, einem Notar oder einer anderen zuständigen Organisation.

•  Kommt der Kunde trotz Mahnung einer angemessenen Frist (zwei Wochen bis 30 Tage) und Gelegenheit nicht nach, ist der Dienstleister zur sofortigen Kündigung des Vertrages berechtigt. In einem solchen Fall werden bereits gezahlte Beträge von ICS einbehalten.

Artikel 8. Ausführung der Vereinbarungen
8.1 ICS bestimmt, in welcher Weise und durch welche Person(en) der Vertrag ausgeführt wird. ICS berücksichtigt dabei die Anweisungen des Kunden.

8.2 ICS führt den Vertrag nach bestem Wissen und Gewissen, gemäß den Anforderungen guter Handwerkskunst und Sorgfalt sowie unter Beachtung der geltenden Verhaltensregeln und Berufspraxis aus. Dies alles auf der Grundlage des jeweils bekannten Stands der Wissenschaft. ICS hat hinsichtlich der erbrachten Leistungen eine Best-Effort-Verpflichtung und kann nicht auf der Grundlage einer Ergebnisverpflichtung zur Rechenschaft gezogen werden; ICS kann daher nicht für enttäuschende Ergebnisse und/oder das Nichterreichen beabsichtigter Ziele infolge der bereits erbrachten Leistungen haftbar gemacht werden.

8.3 ICS unternimmt alle angemessenen Anstrengungen, um die Daten, die ICS für den Kunden speichert, so zu sichern, dass diese Daten unbefugten Personen nicht zugänglich sind.

8.4 ICS ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigung und ausdrückliche Zustimmung des Kunden die vereinbarten Leistungen (teilweise) durch Dritte ausführen zu lassen, wenn dies nach Ansicht von ICS wünschenswert ist. ICS ist nicht für Fehler und/oder Mängel der beauftragten Dritten verantwortlich, wenn ICS bei der Auswahl dieser Dritten ausreichende Sorgfalt walten ließ.

8.5 ICS ist berechtigt, den Auftrag in Phasen auszuführen.

8.6 Wird der Auftrag in Phasen ausgeführt, ist ICS berechtigt, die Ausführung der zu der/den nächsten Phase(n) gehörenden Teile auszusetzen, bis der Auftraggeber die Ergebnisse der vorhergehenden Phase schriftlich genehmigt hat (z. B. durch Genehmigung des Urkundenentwurfs).

8.7 Wird der Auftrag in Phasen ausgeführt, ist ICS berechtigt, jeden ausgeführten Teil separat in Rechnung zu stellen und dessen Bezahlung zu verlangen. Wenn und solange diese Rechnung vom Auftraggeber nicht bezahlt wird, ist ICS nicht verpflichtet, die nächste Phase auszuführen und ICS ist berechtigt, den Auftrag auszusetzen.

8.8 Im Falle der Inanspruchnahme einer Buchhaltungsdienstleistung hat der Auftraggeber die für die Buchhaltung (bzw. die Abgabe der Steuererklärung) erforderlichen Unterlagen monatlich oder innerhalb einer angemessenen Frist (maximal 10 Tage nach Ende des Abrechnungszeitraums) einzureichen:

- Für das erste Quartal müssen die Unterlagen spätestens am 10. April bei ICS eingegangen sein;

- Für das zweite Quartal müssen die Unterlagen spätestens am 10. Juli bei ICS eingegangen sein;

- Für das dritte Quartal müssen die Unterlagen spätestens am 10. Oktober bei ICS eingegangen sein;

- Für das vierte Quartal müssen die Unterlagen spätestens am 10. Januar bei ICS eingegangen sein.

 Sämtliche Folgen einer nicht fristgerechten oder nicht vollständigen Einreichung der Rechnungen gehen zu Lasten und auf Risiko des Kunden.

8.9 ICS wird seinen Verpflichtungen auf der Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen nachkommen. ICS kann nicht für Verzögerungen bei der Abgabe von Steuererklärungen verantwortlich oder haftbar gemacht werden, wenn der Kunde die erforderlichen Unterlagen nicht rechtzeitig (bis zu zehn Tage nach Ende des Abrechnungszeitraums) eingereicht oder die Buchhaltungsdienstleistungen nicht im Voraus bezahlt hat.

8.10 ICS haftet nicht für Zinsaufwendungen, die aus folgenden Gründen entstehen:

(a) Verspätete Einreichung der jährlichen Steuererklärung, wenn der Kunde den Jahresbericht nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 30 Tagen ab dem Datum seiner Übermittlung an den Kunden genehmigt hat; oder

(b) Verspätete Einreichung der vierteljährlichen Mehrwertsteuererklärung, wenn der Kunde ICS die erforderlichen Unterlagen nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist gemäß Artikel 8.8 dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgelegt hat.

8.11 Die von ICS im Rahmen des Vertrags bereitgestellten Informationen unterliegen der jeweils geltenden Rechtsprechung und den geltenden Gesetzen und Vorschriften. ICS ist nicht verantwortlich oder haftbar, wenn sich die geänderte Rechtsprechung und/oder die geänderten Gesetze und Vorschriften auf den Kunden auswirken.

8.12 ICS ist jederzeit berechtigt, für den Kunden die erforderliche Fristverlängerung zur Abgabe von Steuererklärungen etc. zu beantragen. Der Kunde erteilt hiermit seine ausdrückliche und bedingungslose Zustimmung zu dieser Fristverlängerung.

8.13 Falls der Kunde Hilfe bei der Eröffnung eines Bankkontos oder eines Electronic Money Transmitter-Kontos benötigt, unternimmt ICS angemessene Anstrengungen, um diese Hilfe zu leisten. Allerdings:

(a) ICS ist rechtlich nicht in der Lage, diese Dienstleistung unmittelbar im Auftrag des Kunden zu erbringen;

(b) Die Genehmigung eines nachfolgenden Antrags liegt weiterhin im alleinigen Ermessen des jeweiligen Finanzinstituts.

8.14 Der Kunde kann aus Zusagen von ICS, die nicht schriftlich von der Geschäftsführung von ICS festgehalten wurden, keinerlei Rechte ableiten. Mitarbeiter außer der Geschäftsführung sind nicht befugt, Zusagen zu machen und ICS kann hierfür niemals haftbar oder verantwortlich gemacht werden.

8.15 ICS behält sich das Recht vor, für außergewöhnlich komplexe Buchhaltungssituationen einen individuellen Satz anzuwenden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Transaktionen mit Fremdwährungen;
• Erstellung von konzerninternen Berichten;
• Konzernabschluss;
• Situationen, die mehrere Datenrevisionen oder zahlreiche Revisionen nach dem Berichtsentwurf erfordern
• In Situationen, in denen aus Gründen, die außerhalb der Kontrolle von ICS liegen, die Verweildauer in der Akte die Norm erheblich überschreitet.

Der konkrete Tarif wird auf Grundlage der besonderen Umstände und der Komplexität der Situation festgelegt. ICS wird den Kunden so früh wie möglich über ein individuelles Angebot informieren.

Artikel 9. Einwanderung

9.1 ICS übernimmt keine Verantwortung oder Haftung für die Versagung der Genehmigung, wenn der Kunde die erforderlichen Unterlagen nicht vorgelegt hat.

9.2 ICS übernimmt keine Verantwortung, wenn der Kunde vom Einwanderungs- und Einbürgerungsamt abgelehnt wird. Keine Institution in den Niederlanden kann eine Annahme garantieren.

9.3 ICS übernimmt keine Verantwortung für den Inhalt der Geschäftspläne des Kunden oder für die Ablehnung einer Finanzierung/Genehmigung usw. auf Grundlage der Geschäftspläne.

Artikel 10. Besondere Bestimmungen für die Gründung einer Gesellschaft

10.1 Die Gebühr für die Unternehmensgründung umfasst die Registrierung des Unternehmens, d. h. die notarielle Beglaubigung und Registrierung bei der niederländischen Handelskammer.

10.2 ICS Formations BV ist für die Registrierung des Unternehmens verantwortlich.

Die Verantwortung für das Unternehmen liegt beim Auftraggeber selbst.

10.3 ICS Formations BV übernimmt keine Verantwortung oder Haftung für Verzögerungen, die durch unvorhergesehene Umstände, wie in Artikel 16 dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen erwähnt (höhere Gewalt), technische Störungen bei der Handelskammer und andere Ereignisse außerhalb der Kontrolle von ICS Formations BV verursacht werden.

10.4 Der Auftraggeber muss dem Urkundenentwurf zustimmen. ICS Formations BV ist nicht für Fehler in der Urkunde nach der Gründung verantwortlich, nachdem der Auftraggeber den Urkundenentwurf einsehen und seine Zustimmung erteilt hat oder erteilen konnte. Eventuelle (zusätzliche) Kosten für Änderungen der Satzung gehen zu Lasten und auf Risiko des Auftraggebers.

10.5 Der Kunde muss über ausreichende Kenntnisse der niederländischen und/oder englischen Sprache verfügen. Wenn der Kunde über unzureichende Kenntnisse der niederländischen und/oder englischen Sprache verfügt, muss er dies ICS Formations BV unverzüglich mitteilen, damit ein Dolmetscher organisiert werden kann. Die Kosten für den Dolmetscher gehen zu Lasten und auf Risiko des Kunden.

10.6 Die offizielle Gründungsurkunde wird in niederländischer Sprache zusammen mit einer nicht offiziellen Übersetzung ins Englische bereitgestellt. Sollte der Kunde eine offizielle Übersetzung in einer anderen Sprache benötigen, können gegen Aufpreis beglaubigte Übersetzungsdienste organisiert werden.

10.7 Für den Fall, dass die Unternehmensstruktur des Kunden mehr als drei (3) Einheiten umfasst, die Know Your Customer (KYC)-Prüfungen benötigen, behält sich ICS Formations BV das Recht vor, für jede Einheit, die diesen Schwellenwert überschreitet, eine zusätzliche Gebühr zu erheben. Diese zusätzlichen Gebühren werden wie folgt berechnet:

(a) Für die ersten drei (3) Einheiten werden KYC-Prüfungen im Rahmen der Standarddienstleistung durchgeführt.

(b) Für jede Einheit über die ersten drei (3) hinaus wird eine zusätzliche Gebühr von 125 € erhoben, um die mit den zusätzlichen KYC-Prüfungen verbundenen Kosten abzudecken;

(c) Für Strukturen, an denen Steueroasen beteiligt sind, können zusätzliche Gebühren anfallen.

(d) Die Höhe der zusätzlichen Gebühr wird von ICS Formations BV festgelegt und dem Kunden vor Beginn der zusätzlichen KYC-Verfahren mitgeteilt.

Artikel 11. Sonderbestimmungen Sekretariatspaket
11.1 Der Vertrag über das Sekretariatspaket wird für die Dauer von einem Jahr ab dem Gründungsdatum geschlossen. Wenn die Gründung durch eine andere Partei erfolgt ist, wird der Vertrag für die Dauer von einem Jahr ab dem Zahlungsdatum geschlossen.

11.2 Die Erstbeantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist im Sekretariatspaket enthalten. Diese Leistung ist einmalig und gilt für die erste Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Andere Leistungen, wie z. B. die Änderung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gelten als Mehraufwand und sind daher mit zusätzlichen Gebühren verbunden.

11.3 ICS Formations BV ist nicht verantwortlich oder haftbar für Entscheidungen von Regierungsbehörden wie etwa einem Notar, der niederländischen Handelskammer, dem niederländischen Finanzamt usw.

Artikel 12. Honorar für zusätzliche Buchhaltungsleistungen
12.1 Die Preise für Dienstleistungen verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer und zuzüglich anderer Kosten, wie etwa anderer staatlicher Abgaben, Reise-, Versand- und/oder Kosten beauftragter Dritter, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben oder anders vereinbart. Zusätzliche Kosten werden dem Kunden auf der Grundlage einer späteren Berechnung in Rechnung gestellt.

12.2 Das Honorar von ICS Advisory & Finance, ggf. erhöht um Vorschüsse und Rechnungen eingeschalteter Dritter, wird dem Auftraggeber pro Monat, pro Quartal, pro Jahr oder nach Abschluss der Arbeiten jeweils zuzüglich der jeweils anfallenden Umsatzsteuer in Rechnung gestellt.

12.3 ICS behält sich das Recht vor, die Preise für seine Dienstleistungen im Falle von Kostenerhöhungen für das Unternehmen anzupassen, darunter insbesondere Inflation und andere Betriebskosten. Die Höhe einer Preiserhöhung wird von ICS nach eigenem Ermessen festgelegt.

Der Kunde wird über geplante Preiserhöhungen vorab informiert und hat die Möglichkeit, sein Abonnement zum Ende des Geschäftsjahres zu kündigen.

Artikel 13. Rechnungsstellung, Zahlung und Inkasso
13.1 Die Zahlung der Rechnung hat innerhalb von 15 Tagen nach Rechnungsdatum zu erfolgen, sofern nicht ausdrücklich eine andere Zahlungsfrist vereinbart oder angegeben wurde.

13.2 ICS behält sich jederzeit das Recht vor, vom Kunden eine (vollständige) Vorauszahlung oder sonstige Sicherheit für die Zahlung zu verlangen.

13.3 Einwände gegen die Rechnung bewirken keine aufschiebende Wirkung für die Zahlungspflicht des Auftraggebers.

13.4 Bei nicht fristgerechter oder unvollständiger Zahlung ist ICS berechtigt, die Ausführung des Vertrages mit sofortiger Wirkung auszusetzen oder diesen durch eine schriftliche Erklärung aufzulösen.

13.5 Bei verspäteter oder unvollständiger Zahlung befindet sich der Kunde von Rechts wegen im Verzug und ICS ist berechtigt, dem Kunden ohne weitere Inverzugsetzung die gesetzlichen Zinsen ab dem Fälligkeitstag bis zum Tag der vollständigen Zahlung in Rechnung zu stellen.

13.6 ICS ist berechtigt, dem Kunden (außer-)gerichtliche Inkassokosten in Höhe von 15 % des vereinbarten Gesamtbetrags, mindestens jedoch 150 €, in Rechnung zu stellen, auch wenn die tatsächlichen Kosten den gerichtlichen Kostenbescheid übersteigen, ohne dass eine vorherige Inverzugsetzung erforderlich ist. Letzteres gilt, sofern dem nicht zwingende Bestimmungen entgegenstehen.

13.7 Zahlungen des Kunden werden von ICS zunächst auf sämtliche fälligen Zinsen und Kosten und anschließend auf die am längsten ausstehenden zahlbaren Rechnungen angerechnet.

13.8 Bei einem gemeinsam erteilten Auftrag haften die Auftraggeber, soweit die Leistungen im Auftrag gemeinsamer Auftraggeber erbracht wurden, als Gesamtschuldner für die Bezahlung des Rechnungsbetrages, unabhängig von der Bezeichnung auf der Rechnung.

Artikel 14. Zahlungsunfähigkeit
14.1 ICS ist berechtigt, den Vertrag ohne weitere Inverzugsetzung und ohne gerichtliche Intervention schriftlich aufzulösen, wenn der Kunde:

• für insolvent erklärt wird oder einen Insolvenzantrag stellt;
• einen (vorübergehenden) Zahlungsaufschub beantragt;
• wird zur Zwangsvollstreckung herangezogen;
• anderweitig die Verfügungsgewalt oder Rechtsfähigkeit hinsichtlich seines gesamten oder eines Teils seines Vermögens verliert.

Artikel 15. Aussetzung und Auflösung

15.1 ICS ist berechtigt, die Erfüllung ihrer Verpflichtungen bis zur vollständigen Bezahlung aller fälligen Forderungen gegen den Auftraggeber auszusetzen, wenn (1) der Auftraggeber seinen Verpflichtungen aus dem Vertrag nicht oder nicht vollständig nachkommt, oder (2) ICS Umstände bekannt werden, die Anlass zu der Befürchtung geben, dass der Auftraggeber seinen Verpflichtungen nicht (ordnungsgemäß) nachkommen kann, oder (3) der Auftraggeber bei Abschluss des Vertrags aufgefordert wurde, Sicherheiten für die Erfüllung seiner Verpflichtungen aus dem Vertrag zu leisten, und diese Sicherheiten nicht geleistet werden.

15.2 ICS ist auch berechtigt, den Vertrag aufzulösen (oder auflösen zu lassen), wenn die im ersten Absatz dieses Artikels genannten Situationen vorliegen oder wenn andere Umstände eintreten, die so beschaffen sind, dass die Erfüllung des Vertrags unmöglich ist oder nach Maßstäben der Angemessenheit und Fairness nicht mehr verlangt werden kann. Dies gilt auch, wenn der Kunde sich weigert, zusätzliche Anforderungen zur Sorgfaltspflicht im Rahmen der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu berücksichtigen und/oder nicht zu erfüllen (z. B. Anti-Geldwäsche-Richtlinie/WWFT).

15.3 Die Auflösung erfolgt durch schriftliche Mitteilung und ohne gerichtliche Intervention.

15.4 Im Falle einer Vertragsauflösung werden die Forderungen von ICS gegenüber dem Auftraggeber sofort fällig und zahlbar.

15.5 ICS behält sich Schadensersatzansprüche vor und haftet nicht für etwaige Schäden oder Kosten, die dem Kunden oder Drittpersonen entstehen.

15.6 Kommunikation zwischen den Parteien

(a) ICS kommuniziert mit dem Kunden ausschließlich über elektronische Post (E-Mail) und Telefon.

(b) Falls (i) die Korrespondenz an eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gerichtet ist, die nicht mehr verwendet wird, und (ii) der Kunde es versäumt hat, ICS rechtzeitig über diese Änderung zu informieren, haftet ICS nicht für Schäden, Bußgelder oder sonstige nachteilige Folgen, die sich aus dem Nichterhalt dieser Korrespondenz beim Kunden ergeben.

(c) Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für:

(i) Pflege aktueller und funktionsfähiger E-Mail-Adressen und Telefonnummern für die Kommunikation mit ICS; und

(ii) ICS umgehend über jegliche Änderungen ihrer Kontaktinformationen zu informieren.

(d) Jeglicher Anspruch gegenüber ICS für Verluste oder Schäden, die aus Kommunikationsfehlern aufgrund veralteter oder falscher Kontaktdaten des Kunden entstehen, wird ausdrücklich abgelehnt.

Artikel 16. Höhere Gewalt
16.1 Falls die Ausführung des Vertrags aus Gründen unmöglich wird, die ICS nicht zu vertreten hat oder aufgrund derer die Erfüllung ihrer Verpflichtungen von ICS nicht zumutbar ist, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Krankheit, Störungen des Computernetzwerks oder andere technische Ausfälle, Mängel der von ICS beauftragten Drittparteien, staatliche Maßnahmen und andere Störungen des normalen Geschäftsablaufs innerhalb ihres Unternehmens, ist ICS berechtigt, die Ausführung des Vertrags auszusetzen.

16.2 In diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen wird unter höherer Gewalt verstanden: ein Umstand, der nicht auf das Verschulden von ICS zurückzuführen ist und ICS aufgrund des Gesetzes, eines Rechtsakts oder der allgemein anerkannten Praxis nicht zugeschrieben werden kann. Neben dieser Auslegung von höherer Gewalt gemäß Gesetz und Rechtsprechung umfasst höhere Gewalt auch: alle externen Ursachen, vorhergesehen oder unvorhergesehen, auf die ICS keinen Einfluss hat, die ICS jedoch daran hindern, seinen Verpflichtungen nachzukommen.

16.3 Im Falle höherer Gewalt wird ICS angemessene Anstrengungen unternehmen, um auf Wunsch eine alternative Lösung bereitzustellen.

16.4 Tritt die Situation höherer Gewalt zu dem Zeitpunkt ein, zu dem ICS seine Verpflichtungen (teilweise) erfüllt hat oder erfüllen kann, ist ICS berechtigt, den bereits erfüllten bzw. zu erfüllenden Teil in Rechnung zu stellen. Der Kunde ist verpflichtet, diese Rechnung zu bezahlen, als handele es sich um einen gesonderten Vertrag.

16.5 Ab dem Zeitpunkt, an dem die Situation höherer Gewalt mindestens 2 Monate angedauert hat oder dauerhafter Natur ist, können beide Parteien den Vertrag durch eine schriftliche Mitteilung ohne gerichtliche Intervention (teilweise) auflösen, ohne dass die Parteien Schadensersatz verlangen können.

Artikel 17. Haftung und Freistellung

17.1 Falls der Kunde nachweist, dass ihm aufgrund eines zurechenbaren Versäumnisses von ICS ein Schaden entstanden ist, der sich aus der Ausführung des Vertrags ergibt oder damit zusammenhängt, ist die Haftung von ICS ausschließlich für direkte Schäden auf maximal den Betrag beschränkt, auf den ICS im jeweiligen Fall gemäß der von ICS abgeschlossenen Haftpflichtversicherung Anspruch hat, erhöht um den Selbstbehalt von ICS gemäß dieser Versicherung.

17.2 Erfolgt aus irgendeinem Grund keine Zahlung im Rahmen der im ersten Absatz dieses Artikels genannten Haftpflichtversicherung, ist jede Haftung auf höchstens den (Teil-)Rechnungsbetrag begrenzt, auf den sich die Haftung bezieht.

17.3 ICS haftet nur für direkte Schäden. Unter direkten Schäden sind ausschließlich zu verstehen:

• die angemessenen Kosten zur Feststellung der Ursache und des Umfangs des Schadens, sofern es sich um einen Schaden im Sinne dieser Bedingungen handelt;
• alle angemessenen Kosten, die entstanden sind, um die mangelhafte Leistung von ICS wieder in den vertragsgemäßen Zustand zu versetzen, sofern diese ICS zuzurechnen sind;
• angemessene Kosten, die zur Vermeidung oder Begrenzung des Schadens aufgewendet wurden, sofern der Auftraggeber nachweist, dass diese Kosten zur Begrenzung des direkten Schadens im Sinne dieses Artikels geführt haben.

17.4 Die Haftung von ICS für indirekte Schäden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangene Einsparungen, beschädigte oder verlorene Daten oder Materialien, Schäden durch Betriebsunterbrechung, Personenschäden oder immaterielle Schäden, ist ausgeschlossen.

17.5 ICS haftet niemals für Schäden jeglicher Art, die sich aus Folgendem ergeben:

• die Nichterfüllung der in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthaltenen Verpflichtungen durch den Kunden;
• ein Fall höherer Gewalt im Sinne von Artikel 16 dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen;
• Bereitstellung falscher und/oder unvollständiger Daten, Informationen und/oder Dokumente durch den Kunden oder in dessen Namen, einschließlich des Versäumnisses oder der Weigerung des Kunden, Informationen und/oder Daten rechtzeitig bereitzustellen;
• die Nichteinhaltung gesetzlicher Rechnungsstellungspflichten und/oder die Nichtanwendung der korrekten Mehrwertsteuersätze durch den Kunden;
• Beschädigung von Informationen, Daten und/oder Aufzeichnungen oder Verlust von bei ICS oder Dritten gespeicherten Informationen, Daten und/oder Aufzeichnungen des Kunden;
• Nutzung der Dienste für andere als die vorgesehenen Zwecke;
• Nichtbefolgen oder nicht ordnungsgemäße Befolgung von Ratschlägen und/oder Anweisungen von ICS durch den Kunden oder Dritte;
• Beschädigung oder Zerstörung von Dokumenten während des Transports oder während der Versendung per Post oder Kurierdienst, unabhängig davon, ob der Transport oder die Versendung durch oder im Auftrag des Auftraggebers, ICS oder Dritter erfolgt;
• Fehler oder Störungen an gebrauchten Geräten oder Software;
• eine längere (Liefer-)Frist und/oder Ausführungsfrist als ursprünglich vorgesehen, unabhängig vom zugrunde liegenden Grund;
• Verletzung von Immaterialgüterrechten und/oder Persönlichkeitsrechten, weil Dritte unbefugten Zugriff auf Informationen und/oder Daten von ICS und/oder des Kunden erlangt haben;
• Verletzung von Immaterialgüterrechten, weil der Kunde Immaterialgüterrechte Dritter verletzt;
• enttäuschende Ergebnisse und/oder Nichterreichen der beabsichtigten Ziele;
• Fehler und/oder Unzulänglichkeiten eingeschalteter Dritter, darunter Behörden und (technische) Probleme bei der Handelskammer.

17.6 ICS haftet nicht für Schäden, die Dritten entstehen. Der Kunde verpflichtet sich, ICS, sein Personal und seine Subunternehmer von allen Ansprüchen Dritter freizustellen, die sich aus der Durchführung des Vertrags ergeben oder daraus resultieren.

17.7 Jegliche Haftung von ICS erlischt mit Ablauf von lediglich einem Jahr ab dem Zeitpunkt der Beendigung des Vertrages durch Erfüllung, Kündigung oder Auflösung.

17.8 Die Bestimmungen dieses Artikels gelten vorbehaltlich des Vorsatzes oder bewusster Fahrlässigkeit seitens ICS oder seiner leitenden Angestellten und sofern zwingende Bestimmungen nichts anderes vorschreiben.

Artikel 2. Risikoübertragung
18.1 Die Gefahr des Verlusts oder der Beschädigung von Sachen, die Gegenstand des Auftrags sind, geht in dem Moment auf den Auftraggeber über, in dem diese rechtlich und/oder tatsächlich an den Auftraggeber geliefert werden und dadurch in die Verfügungsgewalt des Auftraggebers oder eines von ihm benannten Dritten gelangen.

Artikel 19. Vertraulichkeit
19.1 ICS ist gegenüber Dritten, die nicht an der Auftragsdurchführung beteiligt sind, zur Geheimhaltung verpflichtet. Die Geheimhaltung betrifft sämtliche Informationen vertraulicher Art, die ICS vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden, sowie die durch deren Verarbeitung erzielten Ergebnisse. Die Geheimhaltung gilt nicht, soweit gesetzliche oder berufsrechtliche Bestimmungen eine Offenlegung vorschreiben.

Artikel 20. Geistiges Eigentum

20.1 ICS behält sich alle Rechte in Bezug auf Produkte von the mind vor, die sie im Rahmen der Durchführung des Vertrags mit dem Kunden verwendet oder verwendet hat, sofern etwaige Rechtsansprüche an diesen Produkten bestehen oder begründet werden.

20.2 Dem Auftraggeber ist es ausdrücklich untersagt, Produkte, insbesondere aber Ratschläge, Arbeitsmethoden, (Muster-)Verträge und Systementwürfe und/oder sonstige geistige Produkte ohne die vorherige Zustimmung von ICS zu vervielfältigen, zu veröffentlichen, zu verarbeiten oder zu verwerten.

20.3 Dem Auftraggeber ist es nicht gestattet, Produkte von ICS an Dritte weiterzugeben, es sei denn, es dient dem Zweck, eine Expertenmeinung über die Arbeit von ICS einzuholen.

20.4 Der Kunde stellt ICS von allen Ansprüchen Dritter aufgrund einer Verletzung sämtlicher geistiger Eigentumsrechte frei.

20.5 Im Falle eines Verstoßes gegen die Bestimmungen dieses Artikels ist der Kunde verpflichtet, sämtliche Schäden, die ICS und Dritten entstehen, vollständig zu ersetzen.

Artikel 21. Beendigung der Dienste und Rückerstattungsrichtlinie

21.1 Werden die Leistungen vom Auftraggeber vorzeitig beendet, so hat ICS Anspruch auf Entschädigung für den dadurch entstandenen und glaubhaft gemachten Auslastungsausfall, es sei denn, die Beendigung ist von ICS zu vertreten. Darüber hinaus ist der Auftraggeber dann verpflichtet, die Rechnungen für die bis dahin geleisteten Arbeiten und die von ICS und Dritten getätigten Aufwendungen zu bezahlen.

21.2 Rückerstattungsberechtigung und Bedingungen

Der Kunde kann unter bestimmten Umständen und nach alleinigem Ermessen von ICS Anspruch auf eine Rückerstattung haben. Diese Berechtigung wird gemäß der Rückerstattungstabelle in Anhang A und den folgenden Bestimmungen bestimmt:

(a) Nicht erstattungsfähige Umstände:

(i) Wenn der Kunde den Gründungsprozess abbricht, nachdem alle Unterlagen an den Notar weitergeleitet wurden;

(ii) Wenn der Notar die Registrierung des Kunden aufgrund erfolgloser KYC-Prüfungen ablehnt;

(iii) Wenn der Kunde sich weigert, die für KYC-Prüfungen erforderlichen Informationen bereitzustellen;

(iv) Wenn die niederländische Handelskammer die Gründung ablehnt.

In diesen Fällen erfolgt keine Erstattung der Gründungskosten.

(b) Teilrückerstattung: Falls der Kunde die KYC-Prüfungen nicht besteht, behält ICS nur die mit den KYC-Prüfungen verbundenen Kosten ein. Der verbleibende gezahlte Betrag kann dem Kunden zurückerstattet werden.

(c) Aussetzung des Gründungsprozesses: (i) Falls der Kunde über einen Zeitraum von bis zu 30 Tagen nicht antwortet, wird der Gründungsprozess ausgesetzt. (ii) Der Prozess kann innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten gegen zusätzliche Kosten wieder aufgenommen werden. (iii) Nach sechs Monaten wird für die Wiederaufnahme des Gründungsprozesses eine zusätzliche Gebühr von 500 € erhoben.

(d) Zahlungsverfall: Wenn der Kunde länger als ein Jahr nicht reagiert, verfällt die ursprüngliche Zahlung. Der Kunde muss den vollen Gründungspreis erneut bezahlen, um den Prozess neu zu starten.

(e) Im Voraus bezahlte Dienste: In Fällen, in denen der Kunde Sekretariats- oder Buchhaltungsdienste im Voraus bezahlt hat und die Unternehmensgründung aus den in diesem Artikel genannten Gründen behindert wird, kann nach Ermessen von ICS eine Rückerstattung für diese im Voraus bezahlten Dienste gewährt werden.

21.3 Wird der Vertrag von ICS vorzeitig gekündigt, kümmert sich ICS in Absprache mit dem Auftraggeber um die Übertragung der noch zu erbringenden Leistungen an Dritte, es sei denn, die Kündigung ist dem Auftraggeber zuzurechnen. ICS ist berechtigt, dem Auftraggeber die Kosten der Übertragung in Rechnung zu stellen.

21.4 Die Stornierung erworbener Dienste berechtigt den Kunden nicht automatisch zu einer Rückerstattung. ICS kann eine Rückerstattung ablehnen, wenn für die Erbringung der Dienstleistung bereits Kosten angefallen sind. Jeder Rückerstattungsantrag wird von Fall zu Fall geprüft, wobei die besonderen Umstände der Stornierung und die damit verbundenen Kosten berücksichtigt werden.

Artikel 22. Beschwerden/Reklamationen
22.1 Ansprüche hinsichtlich der ausgeführten Arbeiten müssen innerhalb von 15 Tagen nach dem Datum der Absendung der Dokumente oder Informationen, über die der Kunde sich beschwert, oder innerhalb von 15 Tagen nach der Entdeckung des Mangels, wenn der Kunde nachweist, dass er den Mangel vernünftigerweise nicht früher hätte entdecken können, schriftlich bei ICS geltend gemacht werden.

22.2 Beanstandungen der Rechnung sind innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt gegenüber ICS geltend zu machen.

22.3 Eine Reklamation führt nicht zur Aussetzung der Zahlungsverpflichtung des Auftraggebers.

22.4 Nach Ablauf der vorgenannten Fristen werden Reklamationen nicht mehr bearbeitet. Alle Folgen einer nicht unverzüglichen Meldung gehen zu Lasten und auf Risiko des Auftraggebers.

22.5 ICS erhält die Möglichkeit, die Beschwerde zu prüfen und hat jederzeit das Recht, die Vertragserfüllung zu verbessern. Im Falle einer berechtigten Beschwerde berät ICS den Kunden, um eine geeignete Lösung zu finden.

Artikel 23. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
23.1 Für alle Verträge zwischen dem Kunden und ICS sowie für alle sich daraus ergebenden Streitigkeiten gilt ausschließlich niederländisches Recht.

22.6 Der Kunde hat in keinem Fall Anspruch auf eine vollständige Rückerstattung des vereinbarten oder gezahlten Betrags. Eine mögliche Preisminderung liegt jederzeit im Ermessen von ICS.

23.2 Die Anwendbarkeit des Wiener Kaufrechts oder anderer anwendbarer internationaler Gesetze und Vorschriften wird ausdrücklich ausgeschlossen.

23.3 Vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Bestimmungen ist für die Beilegung aller Streitigkeiten zwischen den Parteien ausschließlich das niederländische Gericht im Bezirk zuständig, in dem ICS seinen Sitz hat.

Anhang A. Rückerstattungsrichtlinie ICS

Firmengründung / Satzungsänderung (inkl. notarielle Dienstleistungen)

Büroservice

Buchhaltungsdienstleistungen

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