Die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach niederländischem Recht

Aktualisiert am 26. Juni 2023

Wenn Sie ein niederländisches Unternehmen gründen, müssen Sie alle niederländischen Gesetze einhalten, die das Geschäftsumfeld regeln. Eines dieser Gesetze ist die sogenannte Steueraufbewahrungspflicht. Dies sagt Ihnen im Wesentlichen, dass Sie Ihre Unternehmensverwaltung für eine bestimmte Anzahl von Jahren archivieren müssen. Warum? Denn so können die niederländischen Steuerbehörden Ihre Verwaltung jederzeit überprüfen. Die Steuereinbehaltspflicht ist eine gesetzliche Verpflichtung, die für alle Unternehmer in den Niederlanden gilt. Wenn Sie es gewohnt sind, in Ihrer Verwaltung mit eher alten Dateien und Archivierungsmethoden zu arbeiten, kann sich dies als ziemliche Herausforderung erweisen. Es besteht sogar eine gute Chance, dass Sie unwissentlich der Aufbewahrungspflicht nicht nachkommen.

Im Wesentlichen besagt die steuerliche Aufbewahrungspflicht, dass alle Unternehmer in den Niederlanden gesetzlich verpflichtet sind, die Verwaltung ihres Unternehmens sieben Jahre lang aufzubewahren. Bitte beachten Sie, dass für einige Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gilt, für andere jedoch zehn Jahre. Die Dokumente müssen außerdem so aufbewahrt werden, dass die Inspektoren der niederländischen Steuerbehörden die Verwaltung innerhalb eines angemessenen Zeitraums problemlos überprüfen können. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was die steuerliche Selbstbehaltspflicht für Ihr Unternehmen bedeutet, wie Sie diese einhalten können und auf welche Fallstricke Sie achten sollten.

Informationen zur steuerlichen Aufbewahrungspflicht

Wie wir oben bereits erklärt haben, sind alle niederländischen Unternehmer gesetzlich verpflichtet, den niederländischen Steuerbehörden die Möglichkeit zu bieten, die Verwaltung bis vor sieben Jahren zu überprüfen. Dies gilt für grundlegende Daten über Ihre finanziellen Ausgaben und Einnahmen, wie zum Beispiel das Hauptbuch, Ihre Lagerverwaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die Einkaufs- und Verkaufsverwaltung und die Gehaltsabrechnung. Also das gesamte Geld, das während eines bestimmten Geschäftsjahres, beginnend mit dem 1., ein- und ausgeht^st Januar bis zum 31^st Dezember. Sie müssen bedenken, dass dies bedeutet, dass jeder einzelne niederländische Unternehmer bei einer Stichprobenkontrolle durch die Steuerbehörden in der Lage sein muss, alle Daten der letzten sieben (oder zehn) Jahre vorzulegen. Zufällig bedeutet, dass sie unangemeldet vorbeikommen können, sodass Sie grundsätzlich immer vorbereitet sein müssen.

Es gibt viele mögliche Gründe für eine Überprüfung, manchmal handelt es sich jedoch auch nur um eine allgemeine Prüfung. Die Steuerbehörden könnten einfach entscheiden, dass Sie eine regelmäßige Überprüfung benötigen, um sicherzustellen, dass Sie alles rechtmäßig erledigen und Ihre Verwaltung auf dem neuesten Stand ist. Diese Kontrollen erfolgen stichprobenartig, aber nicht sehr oft. In anderen Fällen gibt es meist einen klaren Grund, warum sich das Finanzamt dazu entschließt, Sie zu überprüfen. Sie haben beispielsweise Steuererklärungen eingereicht, die den Steuerbehörden verdächtig vorkommen. Oder Sie denken an eine Untersuchung, die der Steuerfahnder bei einem Ihrer Lieferanten, einem Geschäftspartner oder einem anderen beteiligten Dritten durchführt. Der Prüfer beantragt dann Zugriff auf Ihre Verwaltung und prüft, ob er Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellen kann. Aus diesem Grund weisen Buchhalter und Wirtschaftsprüfer ihre Kunden häufig darauf hin, dass es sehr wichtig ist, eine gut strukturierte und übersichtliche Verwaltung zu führen.

Nicht nur, weil die Steuerbehörden in Ihre Verwaltung eingreifen können, sondern auch, weil es weitere Vorteile speziell für Sie und Ihr Unternehmen gibt. Wenn Sie eine solide Verwaltung betreiben, erhalten Sie dadurch Einblick in Ihre Finanzzahlen. Man kann es sich in gewisser Weise wie ein Haushaltsbuch vorstellen: Man überwacht alle Geldeingänge und -ausgänge. So wissen Sie genau, wo es Probleme gibt, beispielsweise wenn Sie mehr für Vermögenswerte ausgeben, als Sie tatsächlich an Gewinnen erwirtschaften. Auch wenn die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass ein Inspektor an Ihre Tür klopft, ist es dennoch ratsam, für Ordnung in der Verwaltung zu sorgen. Auch für Unternehmer ist die Buchhaltung eine verlässliche Zahlenquelle, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies bedeutet, dass es einfacher ist, zu entscheiden, wann Sie in etwas Neues investieren, anstatt weniger zu investieren und stattdessen für einen bestimmten Zeitraum mehr Geld zu verdienen. Es gibt Ihnen einen Gesamtüberblick über die Rentabilität Ihres Unternehmens, der für echten Erfolg sehr wichtig ist.

Wann gilt für Sie die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren?

Wie bereits oben kurz erwähnt, beträgt die regelmäßige Aufbewahrungsfrist 7 Jahre. In einigen Fällen müssen Unternehmer Informationen und Daten einige Jahre länger, nämlich 10 Jahre, speichern. Diese verlängerte Aufbewahrungspflicht gilt unter anderem dann, wenn Sie ein Bürogebäude oder eine andere Art von Geschäftsraum besitzen oder mieten. Die Daten zu Immobilien unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Wenn Sie also über Ihr Unternehmen Immobilien jeglicher Art besitzen, unterliegen Sie der längeren Aufbewahrungsfrist. Das Gleiche gilt, wenn Ihr Unternehmen Rundfunk- und Fernsehdienste, elektronische Dienste und/oder Telekommunikationsdienste erbringt oder an deren Erbringung beteiligt ist und sich zudem für das sogenannte OSS-System (One-Stop-Shop) entschieden hat. Bedenken Sie, dass es durchaus möglich ist, mit den Steuerbehörden Vereinbarungen über bestimmte Regelungen oder Vereinbarungen zu treffen, wie zum Beispiel:

• Wie detailliert die Verwaltung sein sollte
• Die Art und Weise, wie die Aufzeichnungen geführt werden
• Speicherung anderer Daten als der Basisdaten für einen kürzeren Zeitraum

Bewahren und aktualisieren Sie ggf. auch die Zeiterfassung „Grunddaten“ für den jährlichen Unternehmersteuerabzug. Dies gilt auch für eine gute Kilometerregistrierung. Sie sollten eines behalten, wenn Sie Ihr Privatauto beruflich nutzen, oder andersherum: wenn Sie Ihr Geschäftsauto nur beruflich und nie privat nutzen.

Wer genau sollte eine Verwaltung führen?

Eine der ersten Fragen, die Sie sich stellen könnten, lautet: Wer ist verpflichtet, eine Verwaltung mindestens sieben Jahre lang aufrechtzuerhalten? In Wirklichkeit ist jeder einzelne Unternehmer dazu verpflichtet. Es spielt keine Rolle, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist: Die Verpflichtung liegt bei jedem niederländischen Unternehmer. Sie müssen nicht nur eine Verwaltung führen, sondern die Verwaltung muss auch so geführt werden, dass sie von den Steuerbehörden überprüft werden kann. Es gibt also einige Regeln und Vorschriften, die bedeuten, dass Ihre Verwaltung nach niederländischem Recht ordnungsgemäß sein muss. Sie benötigen diese Verwaltung, um eine Umsatzsteuererklärung und Erklärung innergemeinschaftlicher Lieferungen (ICP) korrekt abzugeben, aber auch, um Ihr Unternehmen ordnungsgemäß führen zu können. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass Sie alle Originaldokumente aufbewahren müssen, damit Sie sie dem Steuerinspektor bei einer Kontrolle vorlegen können.

Wer ist von der Führung vollständiger Umsatzsteuerunterlagen befreit?

Es gibt einige Unternehmer, die keine vollständige Umsatzsteueraufzeichnung führen müssen:

• Unternehmer, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Waren oder Dienstleistungen erbringen
• Juristische Personen, die keine Unternehmer sind, aber über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen

Zusätzliche Verwaltungspflichten

Besitzen Sie ein Unternehmen, das mit Margengütern handelt? Dann fallen für Sie zusätzliche Verwaltungspflichten an. Was sind Margengüter? Bei Margenware handelt es sich in der Regel um gebrauchte (gebrauchte) Waren, die Sie ohne Zahlung der Mehrwertsteuer erworben haben. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch folgende Güter als Margenware gelten:

• Kunst
• Antiquitäten
• Sammlerstücke, die Sie mit Mehrwertsteuer kaufen oder importieren.

Was fällt unter die Kategorie Gebrauchtware?

Als Gebrauchtware gelten alle Waren, die Sie, unabhängig davon, ob sie repariert wurden oder nicht, wieder verwenden können. Bitte beachten Sie, dass es sich bei allen Waren, die Sie von einer Privatperson kaufen, immer um gebrauchte Waren handelt, auch wenn diese noch nie benutzt wurden. Zu den gebrauchten Waren zählen auch Waren, die aus eigener Zucht oder, wie im Fall von Pferden, stammen. Wenn Sie mit Margengütern handeln, müssen Sie Aufzeichnungen führen. Dies liegt daran, dass der Handel mit Margengütern allgemeinen Verwaltungspflichten unterliegt. Darüber hinaus gelten für Ihre Margenwarenverwaltung unterschiedliche Regeln. Der Kauf und Verkauf von Margenware muss selbstverständlich aktenkundig gemacht werden. Für diese Güter gibt es zwei unterschiedliche Methoden, dies zu erreichen:

• Sie berechnen die Mehrwertsteuer pro einzelne Ware und behalten in Ihrer Verwaltung den Überblick über Käufe und Verkäufe pro Artikel. Die Steuerbehörden nennen dies die individuelle Methode.
• Sie berechnen die Mehrwertsteuer auf die gesamte Gewinnspanne in einem Deklarationszeitraum. Wir nennen dies die Globalisierungsmethode.

Für beide Methoden gelten zusätzliche Verwaltungspflichten. Welche Methode verwenden Sie also? Diese Frage kann mit der Aussage beantwortet werden, dass es von der Art der Ware abhängt, welche Methode Sie verwenden dürfen. Für folgende Güter ist die Globalisierungsmethode verpflichtend:

• Transportmittel wie Autos, Motorräder, Fahrräder, Mopeds und Wohnwagen
• Bekleidung
• Möbel
• Bücher und Zeitschriften
• Foto-, Film- und Videoausrüstung
• Videobänder, DVDs, Musikkassetten, CDs, LPs usw.
• Musikinstrumente
• Haushaltsgeräte
• Elektrogeräte
• Haustiere
• Kunst, Antiquitäten und Sammlerstücke (unter bestimmten Bedingungen, wie bereits erwähnt)

Die Globalisierungsmethode ist auch für die in diesen Waren verwendeten Teile, Zubehörteile und Betriebsstoffe zwingend erforderlich, da sie selbst einen integralen Bestandteil der Margengüter bilden. Selbst wenn Sie also einen neuen Auspuff an Ihrem Gebrauchtwagen anbringen, ist dieser Teil der Marge (des Autos).

Güter, die nicht als Margenware gelten

Handeln Sie mit anderen Waren als Margin-Waren? Das heißt, Ihre Waren sind nicht als gebraucht zu qualifizieren? Dann müssen Sie die individuelle Methode anstelle der Globalisierungsmethode anwenden. Mit der Globalisierungsmethode können Sie negative Gewinnmargen mit positiven Gewinnmargen verrechnen. Dies ist jedoch bei der Einzelmethode nicht zulässig. In jedem Fall ist es durchaus möglich, die niederländischen Steuerbehörden zu bitten, die Methoden zu ändern, wenn Sie glauben, dass dies für Sie das Richtige ist. Nur wenn Sie ein Auktionator oder ein in Ihrem Namen als Auktionator handelnder Vermittler sind, dürfen Sie die Globalisierungsmethode nicht anwenden. Dies liegt möglicherweise daran, dass ein Auktionator als Vermittler zwischen Käufer und Verkäufer fungiert und daher nicht als Eigentümer des Gegenstands angesehen werden kann. Außerdem können Sie Margenware mit Mehrwertsteuer verkaufen. Sie können sich tatsächlich dafür entscheiden, Margenwaren mit Mehrwertsteuer zu verkaufen. Was Sie in Ihrer Verwaltung tun müssen, können Sie weiter unten nachlesen Verwaltungsrechtliche Konsequenzen beim Verkauf im Rahmen der normalen Mehrwertsteuerregelung.

Die genauen Dokumente, die Sie während eines bestimmten Zeitraums aufbewahren müssen

Wie bereits erwähnt, müssen Sie alle grundlegenden Daten der Verwaltung Ihres Unternehmens für einen Zeitraum von 7 Jahren aufbewahren, damit die Steuerbehörden die Daten überprüfen können. Der Zeitraum von 7 Jahren beginnt, wenn der aktuelle Wert einer Ware oder Dienstleistung erlischt. Um zu erklären, was „aktuell“ in diesem Zusammenhang bedeutet, können wir das Beispiel eines Autoleasingvertrags heranziehen. Stellen Sie sich vor, Sie leasen ein Auto über einen Zeitraum von 3 Jahren. Solange der Vertrag aktiv ist, gilt die Ware oder Dienstleistung als aktuell. Bei Beendigung des Vertrages wird die Ware oder Dienstleistung jedoch zu diesem Zeitpunkt nicht mehr genutzt und gilt somit als verfallen. Dasselbe gilt für den Fall, dass Sie eine Schlusszahlung leisten, um etwas (abzuzahlen) zu begleichen. Von diesem Zeitpunkt an müssen Sie die Daten zu dieser Ware oder Dienstleistung sieben Jahre lang in Folge speichern, da ab diesem Zeitpunkt die Aufbewahrungsfrist tatsächlich beginnt. Natürlich möchten Sie wissen, welche Dokumente und Daten Sie archivieren müssen. Zu den Grunddaten zählen im Allgemeinen:

• Das Hauptbuch
• Die Lagerverwaltung
• Die Einkaufs- und Verkaufsverwaltung
• Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Die Lohnbuchhaltung

Zusätzlich zu den oben genannten Grunddaten müssen Sie berücksichtigen, dass Sie auch alle Stammdaten aufbewahren müssen. Bei den Stammdaten handelt es sich beispielsweise um Informationen zu Ihren Debitoren und Kreditoren sowie um Artikeldateien. Bitte beachten Sie, dass alle Änderungen in den Stammdaten im Nachhinein nachvollziehbar sein müssen.

So lagern Sie Rechnungen richtig

Ein wesentlicher Bestandteil der Aufbewahrungspflicht ist die konkrete Art der Datenerhebung und -speicherung. Nach den gesetzlichen Bestimmungen zu diesem Thema müssen Sie Bücher, Dokumente und Datenträger, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, genauso aufbewahren, wie Sie sie erhalten haben. Also im Originalzustand, also der primären Aufzeichnung der Quelldaten. Das bedeutet, dass ein digital empfangenes Dokument auch digital gespeichert werden muss, was zunächst kontraintuitiv erscheinen kann, da die physische Speicherung von Daten lange Zeit die Norm war. Dies gilt nicht mehr. Beispielsweise muss ein Angebot oder eine Rechnung, die Sie per E-Mail erhalten, als digitale Datei gespeichert werden, da die ursprüngliche Art und Weise, wie Sie sie erhalten haben, digital ist. Nach den Regeln der Aufbewahrungspflicht dürfen Sie dieses Angebot bzw. diese Rechnung nur digital speichern.

Eine weitere Sache, die Sie tun sollten, ist neben der digitalen Speicherung jeder digitalen Datei auch die Speicherung der Quelle der Datei, die Sie erhalten haben. Das bloße Speichern der Rechnung selbst reicht nicht aus, denn das Finanzamt möchte, dass Sie nach Erhalt nachweisen können, dass die Rechnung nicht von Ihnen handschriftlich berichtigt wurde. Dies erkennen Sie, indem Sie nicht nur die Rechnung selbst speichern, sondern auch die E-Mail, der die Rechnung beigefügt ist. Dadurch kann der Prüfer erkennen, dass die von Ihnen als PDF- oder Word-Datei gespeicherte Rechnung tatsächlich mit der ursprünglich per E-Mail erhaltenen übereinstimmt. Die Daten im Informationssystem, die sogenannten abgeleiteten Daten, müssen auf die Quelldaten zurückführbar sein. Dieser Prüfpfad ist eine wichtige Voraussetzung für die digitale Speicherung der Verwaltung. Sie dürfen Ihre Kunden auch um einen Ausweis bitten. Unzulässig ist nach den DSGVO-Regeln jedoch, dass diese Form der Identifizierung kopiert und beispielsweise in einer Verwaltung gespeichert wird. Dies ist nur in Fällen zulässig, in denen dies zwingend erforderlich ist, beispielsweise wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen oder Personen ihre Identität nachweisen müssen, um Abonnent (einiger) der von Ihnen angebotenen Dienste zu werden.

Die richtige Art und Weise, eine physische Verwaltung durchzuführen

Eine Rechnung oder ein anderes Dokument, das Sie per Post in Papierform erhalten und das aufbewahrt werden muss, dürfen Sie nach Angaben der Steuerbehörden tatsächlich digitalisieren und digital speichern. Im Wesentlichen ersetzen Sie also die Quelldatei, also die Rechnung auf Papier, durch eine digitale Datei. Dies nennt man Konvertierung. Beachten Sie jedoch, dass Sie in diesem Fall, wie oben erwähnt, auch die Originaldatei für die gesetzliche Bindungsfrist aufbewahren müssen. Bei der Digitalisierung gibt es einige wichtige Faktoren, über die Sie informiert sein sollten. Geschäftsinhaber digitalisieren häufig, indem sie Rechnungen scannen, Dokumente fotografieren oder ein Digitalisierungstool mit ihrem Buchhaltungsprogramm verknüpfen, das auch „Scannen und Erkennen“ genannt wird. Erst durch diesen letzten Weg der Digitalisierung ist es möglich, Rechnungen nicht nur einfacher, sondern auch nach dem richtigen Verfahren zu digitalisieren.

In einer Broschüre zur Aufbewahrungspflicht verweisen die niederländischen Steuerbehörden auf die Bedingungen, die eine Umwandlung erfüllen muss. Dabei ist es wichtig, dass die Sicherheitsmerkmale des Originaldokuments nicht verloren gehen. Das bedeutet, dass Sie Papierrechnungen immer physisch (in Papierform) für die Dauer von sieben Jahren aufbewahren. Vor allem bar bezahlte Belege sind für das Finanzamt schwer auf Echtheit zu prüfen. Andererseits gibt es auch Beispiele von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die diesbezüglich Vereinbarungen mit den Finanzbehörden getroffen haben. Beispielsweise haben Ämter gemeinsam die Erlaubnis für alle ihre Kunden erhalten, physische Rechnungen digital zu speichern, sodass sie nichts mehr auf Papier aufbewahren müssen. Es ist ratsam, dass Sie als Unternehmer Ihre Möglichkeiten prüfen und gegebenenfalls mit dem Finanzamt über Ihre konkreten Wünsche sprechen. Sie sind oft bereit, flexibel zu sein und Ihnen auf bestimmte Weise zu helfen, solange alles sauber, transparent und legal bleibt.

Die richtige Art, digitale Daten zu speichern

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, digitale Daten ordnungsgemäß zu speichern. Die wichtigste Bedingung ist natürlich, dass die Daten 7 (oder 10) Jahre lang gespeichert werden müssen. Speichern Sie alle Ihre Daten und arbeiten Sie auf Ihrem eigenen Server? Dann schreibt das niederländische Steuerrecht vor, dass Sie über ein gutes Backup-Verfahren verfügen und diese Backups auch konsequent durchführen müssen. Darüber hinaus müssen diese Backups an einem anderen Ort gespeichert werden als dem Ort, an dem sich die digitale Verwaltung befindet. Hierzu können Sie beispielsweise eine externe Festplatte verwenden. Es ist auch erlaubt und möglich, sich für eine Cloud-Lösung zur Speicherung Ihrer Daten zu entscheiden. Wussten Sie, dass cloudbasierte Buchhaltungssoftware viele Vorteile hat, wie zum Beispiel die folgenden: 

• Sie und Ihr Buchhalter oder Buchhalter können von jedem Gerät aus auf die Daten zugreifen
• Ihre Daten werden sicher aufbewahrt und können nicht verloren gehen oder beschädigt werden, wenn ein Computer oder ein anderes Gerät abstürzt
• Sie können sich anhand echter aktueller Daten informieren und Ihr Unternehmen steuern
• Sie können auch andere Programme an die Buchhaltungssoftware anbinden

Wenn Sie diese Regeln beachten, sind Sie ziemlich sicher, dass Sie Ihre digitale Verwaltung richtig speichern. Weitere interessante Details zur digitalen Verwaltung stellen wir Ihnen weiter unten vor.

Zusätzliche Bedingungen und Anforderungen bezüglich der digitalen Speicherung von Dateien und Daten

Haben Sie Daten zu veralteten Geräten gespeichert? Zur Aufbewahrungspflicht gehört auch, dass die gespeicherten Daten zugänglich sein müssen. Sie müssen also in der Lage sein, auf die Originaldatei zuzugreifen und diese zu öffnen. Das bedeutet, dass beispielsweise alte Geräte, die den Zugriff auf Daten ermöglichen, erhalten bleiben müssen, wenn bestimmte digitale Dateien nur auf diese Weise eingesehen werden können. Denken Sie zum Beispiel an alte Speichermedien, etwa eine alte Diskette oder eine frühere Windows-Version. Darüber hinaus unterstützen die meisten Buchhaltungspakete die sogenannte Revisionsdatei finanziell. Die Prüfdatei ist ein Auszug aus dem Hauptbuch. Bitte beachten Sie jedoch, dass es nicht ausreicht, nur die Auditdatei aufzubewahren, da diese nicht alle Verwaltungseinträge enthält. Denken Sie außerdem an alle elektronischen Kommunikationsmittel wie Ihren Kalender, Apps und SMS. Alle Nachrichten per E-Mail, WhatsApp, SMS und sogar Facebook sollten aufbewahrt werden, sofern sie unter die Kategorie „Geschäftskommunikation“ fallen. Im Falle einer Kontrolle müssen diese Informationen in der vom Kontrolleur geforderten Form zur Verfügung gestellt werden. Diese Regel gilt auch für die Führung einer digitalen Agenda.

Mehr zur Konvertierung von Papierakten in Digital- oder Speichermedien

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie Daten von einem Speichermedium auf ein anderes übertragen. Scannen Sie beispielsweise ein Papierdokument oder den Inhalt einer CD-ROM auf einen USB-Stick. Natürlich gibt es bestimmte Voraussetzungen, um dies tun zu können, und diese sind wie folgt:

• Die Konvertierung erfolgt korrekt und vollständig
• Die konvertierten Daten stehen während der gesamten Aufbewahrungsfrist zur Verfügung
• Sie sind in der Lage, die Daten innerhalb angemessener Zeit zu reproduzieren und lesbar und kontrollierbar zu machen

Wenn Ihnen dies gelingt, sind Sie nicht mehr verpflichtet, Papierdokumente aufzubewahren. Wenn Sie also die oben genannten Bedingungen erfüllen, müssen Sie das Originaldokument nicht mehr aufbewahren. Dadurch sparen Sie Zeit und Platz, da keine physische Verwaltung mehr erforderlich ist. Im Grunde genommen wird die digitale Version das Original ersetzen. Grundsätzlich ist eine Konvertierung für alle Dokumente möglich, mit Ausnahme von:

1. Die Bilanz
2. Die Vermögens- und Verbindlichkeitsaufstellung
3. Bestimmte Zolldokumente.

Ohne eine physische Verwaltung können Sie tatsächlich viel Bürofläche und viel zusätzliche Arbeit sparen. Kein Suchen mehr in alten Archiven oder Schuhkartons in überfüllten Schränken. Wenn man die digitalen Entwicklungen der letzten 10 bis 20 Jahre betrachtet, ist es sinnvoll, den Schritt zu einer vollständig digitalen Verwaltung zu wagen. Es ist fast unmöglich, jemals eine digital gespeicherte Datei zu verlieren, insbesondere wenn Sie eine cloudbasierte Lösung verwenden. Außerdem ist das Schleifen digitaler Dateien viel einfacher und schneller. Helfen Sie auch Ihrem Buchhalter. Sprechen Sie ab und zu mit Ihrem Steuerberater und versuchen Sie, die Verwaltung so einzurichten, dass Sie der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachkommen. Online-Buchhaltungsprogramme sorgen nicht nur für eine kontrollierbarere Verwaltung. Mit gut geschützten Firewalls und sicheren Schlüsseln speichern gute Online-Buchhaltungsprogramme Ihre Verwaltung automatisch in der Cloud. Sie können es als digitalen Safe betrachten, an einem sicheren Ort, auf den außer Ihnen und Ihrem Buchhalter niemand Zugriff hat. Oder: das Finanzamt, wenn der Prüfer Ihre Bücher prüfen muss.

Intercompany Solutions Nähere Informationen zur steuerlichen Aufbewahrungspflicht erhalten Sie bei uns

Wie Sie sehen, ist mit der Steuereinbehaltspflicht einiges verbunden. Es ist ratsam, sich stets über die neueste Gesetzgebung zu diesem Thema zu informieren, damit Sie als Unternehmer sicher sein können, dass Sie in Übereinstimmung mit allen geltenden niederländischen Gesetzen handeln. Ihr Buchhalter sollte Sie tatsächlich darüber informieren und über alle Möglichkeiten informieren, dieses Gesetz ordnungsgemäß und sicher einzuhalten. Wenn Sie keinen Buchhalter haben und nicht wissen, wie Sie die Vorschriften einhalten sollen, oder vielleicht gerade Ihr eigenes Unternehmen gegründet haben und mit solchen Themen noch nicht vertraut sind: In all diesen Fällen können Sie sich jederzeit an uns wenden Intercompany Solutions. Wir bieten Ihnen umfassende finanzielle und steuerliche Beratung, einschließlich der besten Art und Weise, wie Sie eine ordnungsgemäße Verwaltung aufrechterhalten können. Auch bei der Zahlung von Steuern und der Erstellung Ihrer jährlichen Steuererklärung stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Zögern Sie nicht, uns für weitere Informationen direkt zu kontaktieren.

Quellen:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/